Elektronische Archivierung

Unter elektronischer Archivierung versteht man die unveränderbare und nachhaltige Aufbewahrung elektronischer Daten.

Elektronische Archivsysteme gibt es mittlerweile in nahezu beliebiger Ausführung. Von dem kostenfreien Open-Source Archivprogramm über die Archiv-Lösung für den Mittelstand, hin bis zu maßgeschneiderten Enterprise-Lösungen für Banken oder Versicherungen mit denen zehntausende Transaktionen pro Tag archiviert werden können.

Welche Features werden dabei benötigt und welche nicht? Welche Plattform ist zu empfehlen? Welche Systemarchitektur passt am besten in die eigene IT-Landschaft? Was für Schnittstellen müssen zu anderen System vorhanden sein? Bei der Auswahl einer Archivsoftware gilt es zahlreiche Fragen zu beantworten. Auch wenn man die Analyse ob und welches Archivsystem für ein Unternehmen am geeignetsten ist, besser einem Fachmann überlassen sollte, ist ein grundlegendes Verständnis des Themas unabdingbar.

In diesem Bereich sind deswegen einige grundlegende Informationen zu diesem Thema zusammengestellt.

Vorteile und Nachteile elektronischer Archivierung

Gegenüberstellung der Vorteile elektronischer Archivierung wie zum Beispiel schnellere Zugriffszeiten, vermeiden von Medienbrüchen oder langfristige Kosteneinsparungen mit den möglichen Nachteilen, wie anfängliche hohe Kosten für die Einführung und das Digitalisieren der Papierdokumentation.

Aufbau und Merkmale eines elektronischen Archivs

Übersicht über die verschiedenen Komponenten eines elektronischen Archivs, wie das Erfassungssystem, der Massenspeicheroder oder der Datenbankserver und ihre Aufgaben. Diagramm mit der Architektur und dem Aufbau eines elektronischen Archivs. Dazu eine Auflistung der Merkmale von elektronischen Archiven.

Revisionssicherheit

Definition und Erklärung des Begriffs Revisionssicherheit. Dazu die zehn Merksätze für Revisionssicherheit, wie sie vom Verband Organisations- und Informationssysteme definiert wurden.

FAQ Elektronische Archivierung und die GDPdU

Antworten auf grundlegende Fragen zur GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Zum Beispiel welche Daten digitalisiert werden müssen, ob Emails auch archiviert werden müssen oder welche Speichermedien das Finanzamt akzeptiert.