Umsetzung und Verifizierung

In dieser Projektphase wird das zuvor erarbeite Konzept für die Archiv-Lösung umgesetzt und danach bzw. währenddessen verifiziert.

 

Umsetzung

Mögliche Arbeitsschritte sind dabei:

• Anpassung und Installation des Erfassungssystems
• Beschaffung, Installation und Test von Hardware
• Vorbereiten des Organisationsumfelds auf die bevorstehende Änderung von Prozessen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien
• Aus- und Umrüsten von Archivräumen
• Vorbereiten der Dokumente und Akten für die Erfassung

In dieser Phase muss vor allem darauf geachtet werden, dass eng an den Konzeptvorgaben gearbeitet wird. Es ist sehr selten und vor allem in größeren Projekten beinahe unmöglich, dass das Konzept 100 prozentig umgesetzt wird. Oftmals ergibt es sich, dass während der Umsetzung Schwierigkeiten und Probleme auftauchen, die eine Änderung des Konzepts erfordern. Dabei ist es besonders wichtig, dass diese Änderungen auch erfasst, abgenommen und im Lösungskonzept dokumentiert werden, damit sie später noch nachvollzogen werden können. Sind erhebliche Veränderungen notwendig muss möglicherweise auch neu validiert werden. Werden diese Änderungen unzureichend dokumentiert, ist während der Verifizierung der Grund für Abweichungen nur schwer feststellbar. Gab es Fehler in der Umsetzung oder ist die Abweichung das Resultat einer Änderung? Ein sehr relevanter Punkt vor allem bei Projekten mit langer Laufzeit oder hoher Personalfluktuation.

Verifizierung

Vor allem Softwareprodukte, die auf Kundenanforderungen modifiziert (customized) wurden muss genau verifiziert werden. Anhand eines Testhandbuchs oder falls ein solches nicht erstellt wurde, anhand des Pflichtenhefts sollten Programm-Funktionen, Lastverhalten, Schnittstellen zu anderen Systemen etc. ausgiebig getestet werden. Dies sollte in der Produktionsumgebung mit richtigen Dokumente und Akten durchgeführt werden.

Aber auch alle anderen Projektkomponenten müssen nach ihrer Umsetzung auf das Erfüllung der Vorgaben aus dem Konzept verifiziert werden.

Ist die Umsetzung und Verifizierung der Archivierungs-Projekts abgeschlossen wird es in der Organisation eingeführt und die Mitarbeiter informiert und geschult.

Zum 6. Schritt: die Einführung und der laufende Betrieb