Die Archiv-lösung konzipieren und validieren
In dieser Projektphase wird der zuvor erhobene Ist-Zustand und die erfassten Anforderungen aus- und bewertet und bilden die Grundlage zur Lösungsfindung. Danach wird eine Lösung konzipiert, die unter größter Wirtschaftlichkeit die Abweichungen zwischen Ist-Zustand und Soll-Vorgaben korrigiert. Die gefundene Lösung bzw. die gefundenen Lösungen werden dann auf ihre Tauglichkeit und Wirtschaftlichkeit validiert.
Konzept der Archiv-Lösung
Das Gesamtkonzept für die Archiv-Lösung besteht aus mehreren Komponenten. Im Zentrum des Konzepts für die Archiv-Lösung stehen je nach Projekt Arbeitsschritte wie:
- Erstellen einer Attributsliste, nach der die Dokumente und Akten indexiert werden
- Erstellen des Fachkonzepts (Pflichtenheft) für die Erfassungslösung
- Erstellen oder ändern von Dokumentations- und Archivprozessen und Arbeitsanweisungen
- Priorisierung der Dokumente bzw. Festlegung welche Dokumente und Akten archiviert werden
- Definition von Zugriffsmodellen und Rechteverwaltung
- Beschreibung einer Archivorganisation
- Erstellen eines Raumkonzepts für die Archivierung von Dokumenten und Akten (in Papierform)
Neben den fachlichen Aspekten muss - vor allem bei größeren Projekten - auf organisatorischer Ebene eine Einführungsstrategie festgelegt werden. In dieser wird der Umfang (Pilot, Teilbereich, Gesamtorganisation), die Umsetzungsrichtung (Bottom-up, Top-Down, Sideways) und Akteure (Change-Agents), die Art (schrittweise, gesamt) und der Zeitplan (Episoden, Dauer, Geschwindigkeit) festgelegt.
Auswahl eines geeigneten Anbieters
Ist das Konzept erstellt steht, die Auswahl eines geeigneten Anbieters im Vordergrund. Fehlentscheidungen bei der Auswahl der Archiv- bzw. Erfassungslösung basieren in der Regel auf einer falschen Gewichtung der Kriterien. Als sehr geeignete Methode für eine Anbieterauswahl hat sich die sogenannte Nutzwertanalyse herausgestellt. Dabei werden alle relevanten Kriterien aufgelistet und mit einem Faktor von 1-9 gewichtet. Ein niedriger Faktor bedeutet, die Erfüllung dieses Kriteriums ist nicht so relevant. Ein hoher Faktor weist auf ein wichtiges Kriterium hin. Jede Lösung wird danach auf die Kriterien geprüft und ihr Erfüllungsgrad mit Punkten bewertet. Dabei wird folgende Skala verwand:
- 0-2 Punkte bedeuten, dass das Kriterium nicht oder nur schlecht erfüllt wird
- 3-5 Punkte bedeutet, dass das Kriterium ausreichend erfüllt wurde
- 5-8 Punkte bedeutet, dass das Kriterium gut erfüllt wurde
- 9 Punkte bedeutet, dass das Kriterium sehr gut bzw. vollständig erfüllt wurde
Danach werden die vergebenen Punkte für jedes Kriterium mit dem entsprechendem Faktor multipliziert und aufaddiert. Die erzielten Ergebnisse lassen sich anhand der Gesamtpunkte gut miteinander vergleichen.
Bewertung Lösungsvorschlag |
Punkte |
||||
| Kriterium | A | B | Faktor | A | B |
|---|---|---|---|---|---|
| Anschaffungskosten inkl. Hardware | 3 | 7 | x3 | 9 | 21 |
| laufende Lizenzkosten | 3 | 5 | x8 | 24 | 40 |
| Wartungskosten | 6 | 3 | x5 | 30 | 15 |
| Schulungskosten | 6 | 8 | x3 | 18 | 24 |
| Revisionssicherheit | 6 | 8 | x9 | 54 | 72 |
| Ausfallsicherheit | 5 | 8 | x7 | 35 | 56 |
| Skalierbarkeit | 7 | 4 | x5 | 35 | 20 |
| Volltextsuche Geschwindigkeit | 4 | 3 | x2 | 8 | 6 |
| Volltextsuche Qualität | 9 | 6 | x7 | 63 | 42 |
| ... | |||||
| Gesamt | 276 | 296 | |||
Validierung der Lösung
Bevor die Archiv-Lösung umgesetzt wird, sollten die einzelnen Komponenten des Konzepts auf ihre Tauglichkeit validiert werden. Dies kann zum Beispiel dadurch geschehen, dass eine kleine Auswahl an Dokumenten und Akten erfasst und indexiert. Mit diesen Testdaten können dann in gewissem Umfang schon die Archivattribute, Recherche, Zugriffsrechte, Prozesse etc. getestet werden.
Sind die Ergebnisse der Validierung befriedigend kann im nächsten Schritt die Lösung umgesetzt und verifiziert werden.
Zum 5. Schritt: die Umsetzung und Verifizierung