Ist-Zustand und Anforderungen erfassen

Nach dem Kickoff-Meeting ist der nächste Schritt das Erfassen der aktuellen Situation (Ist-Zustand) und das Aufnehmen von Anforderungen an die neue Archivlösung. Das korrekte und vollständige Erfassen des Ist-Zustands und der Detail-Anforderungen ist für die nachfolgenden Arbeiten von imenser Bedeutung. Ist diese Grundlage schon fehlerhaft oder unvollständig, besteht die Gefahr, dass Problemursachen nicht entdeckt und Nutzenpotentiale nicht erkannt werden. Möglicherweise werden deswegen im weiteren Projektverlauf ungeeignete oder falsche Entscheidungen getroffen.

Erfassen des Ist-Zustand

Die Bestandsaufnahme gliedert sich in drei Teilschritte. Quantitative Erfassung, Dokumentenanalyse und Mitarbeiterbefragung.

Grafik: Die drei Schritte der Ist-Analyse

Im ersten Schritt wird eine quantitative Erfassung des Archivguts (Dokumente, Akten, Zeichnungen, Medien etc.) durchgeführt. Darunter können folgende Arbeitschritte fallen.

• Auflisten der zur Aufbewahrung von Dokumenten und Akten benutzten Büro- und Archivräume und ihrer Verantwortlichen,
• Vermessen der Archivräume und Erfassung der Dokumentation in Regalmetern,
• Erfassung der vorhandenen Medientypen,
• Bewerten der Archivräume auf ihre Tauglichkeit gemäß DIN ISO 11799:2005 Information und Dokumentation - Anforderungen an die Aufbewahrung von Bibliotheks- und Archivgut

Als nächstes werden die internen Vorgänge und Rahmenparameter aufgenommen. Dies geschieht durch auswerten der für die Archivierung relevanten:

• Qualitätsdokumentation,
• Geschäfts-Prozesse und ihre Wechselwirkungen,
• Ergebnisse von Audits und Managementbewertungen (Management-Reviews).

Der letzte und wichtigste Schritt ist das Befragen von Mitarbeitern und Führungskräften. Dies geschieht entweder im persönlichen Gespräch oder über einen – auf Wunsch anonymisierten – Fragebogen. Sollen möglichst viele bzw. alle Mitarbeiter eingebunden werden, besteht die Möglichkeit die Befragung effizient und kostensparend in Form einer Onlineumfrage, zum Beispiel im Intranet, durchzuführen. Dieses Vorgehen empfiehlt sich besonders, wenn ein Unternehmen auf mehrere Standorte verteilt ist.

Vor allem folgende Fragestellungen sind zu klären:

• Aufbewahrungsfristen. Wie lange müssen bzw. dürfen gewissen Dokumente und Akten aufbewahrt werden?
• Dokumententypen. Welche Dokumententypen gibt es?
• Verantwortlichkeiten. Wer ist für welche Dokumente und Dokumententypen verantwortlich?
• Recherche. Welche Dokumente werden häufig gesucht und wie wird nach ihnen gesucht?
• Beschaffenheit. Welche Formate und Medien sind in Gebrauch?

Erfassen der Anforderungen

Neben dem Ist-Zustand müssen in dieser Phase auch detaillierte Anforderungen an die Lösung definiert werden. Anforderung werden zwar im Projektziel schon genannt, allerdings oftmals auf einer zu allgemeinen Ebene. Neben technischen und wirtschaftlichen Anforderungen ist es wichtig den Input derjenigen Mitarbeiter einzuholen, die später direkt mit dem Archivbetrieb zu tun haben - sowohl Archivare als auch die Mitarbeiter, die auf das Archivgut zugreifen müssen - ist auch hier eine Befragung in Form eines Fragebogens oder eines Interviews sehr hilfreich.

Das Ergebnis der Ist-Aufnahme wird dem Soll-Zustand (der Projektaufgabe bzw. dem Projektziel sowie den erhobenen Anforderungen) gegenüber gestellt und bildet die Basis für die Lösungskonzeption. Der Soll-Zustand muss neben dem Projektziel auch übergeordnete Parameter berücksichtigen, die aus den Unternehmens- bzw. Qualitätszielen, Normforderungen oder Kundenforderungen abgeleitet werden.

Ist dies abgeschlossen kann im 4. Schritt die Lösung konzipiert und validiert werden.

Zum 4. Schritt: die Lösungs konzipieren und validieren