Kickoff-Meeting
Das Kickoff-Meeting stellt den Beginn des Projekts dar. Neben dem Kennenlernen aller Beteiligter liegt der eigentliche Zweck der Veranstaltung darin, dem Projektteam die definierte Projektaufgabe, das Projektziel und die damit verbundenen Vorteile für das Unternehmen zu kommunizieren.
Gerade bei dem Thema Archivierung ist es oftmals wichtig die Motivation und Notwendigkeit für das Unternehmen besonders zu verdeutlichen, da dieser Bereich in den meisten Fällen nicht zu den Kernkompetenzen zählt und eher als lästiges Anhängsel betrachtet wird.
Wenn vorab noch nicht geschehen werden bei dem Kickoff-Meeting auch die Projektrollen und die damit verbunden Aufgaben vergeben. Denkbare Teammitglieder und ihre Aufgaben im Projekt sind in dieser Tabelle dargestellt.
| Teammitglied | Aufgabe |
|---|---|
| Vertreter der Geschäftsführung | Der Schirmherr bzw. „Pate” legt den Projektrahmen fest. Er stellt die Mittel für die Umsetzung bereit, beseitigt interne Hindernisse und kommuniziert das Projekt im Unternehmen. |
| Vertreter aus dem Bereich Qualität | Archivierung ist immer auch ein Thema für die Qualitätssicherung. Seine Aufgabe ist es, die Konformität der Projektergebnisse mit den Vorgaben aus Qualitätsmanagementsystem und Qualitätszielen sicher zu stellen bzw. diese Vorgaben in die Projektarbeit einzubringen. |
| Vertreter Rechts- abteilung | Er sollte immer in das Projektteam integriert werden, wenn es um Produkthaftung. Er stellt sicher, dass die Projektergebnisse mit den rechtlichen Anforderungen konform sind. |
| Vertreter IT | Ist eine technische Lösung Teil des Projekts, sollte immer ein IT-Fachmann im Team sein. Er kann Auskunft geben über die IT-Infrastruktur und IT-Strategie des Unternehmens und wichtigen Input bei der Erstellung des Anforderungsprofils liefern. |
| Projektleiter | Er trägt die Budgetverantwortung und sorgt maßgeblich für die Einhaltung des zeitlichen Rahmens sowie das Erreichen der Projektziele. |
| Andreas Pfund | Als Berater bin ich der Ansprechpartner für die fachlichen Fragen zum Thema Archivierung. Ist im Team kein Projektleiter ausgewiesen übernehme ich auch Projektmanagement- und Koordinationsaufgaben. |
Andere Teammitglieder sind denkbar und ganz von Art und Anforderungen des Projektes abhängig. In manchen Projekten werden sicher nicht alle Rollen besetzt. Von großer Bedeutung ist aber, dass ein Pate vorhanden ist, der die Unterstützung der Geschäftsleitung sichert.
Wurden die Rollen und die Team-Zusammensetzung bestimmt, kann nun der zu erwartende Arbeitsumfang und die dafür benötigten Freistellungen vom Tagesgeschäft geklärt werden. Danach werden noch das konkrete Vorgehen und die zur Anwendung kommenden Methoden sowie Zeitpläne und Meilensteine definiert. Besteht die Notwendigkeit, sollte man sich auch noch auf eine gemeinsame Terminologie festlegen, damit es keine Verständnisprobleme bzw. verschieden Interpretationen von Fachbegriffen gibt. Je nach Umfang kann dies nicht im Kickoff-Meeting vereinbart werden, sondern muss in einem separaten Workshop des Projektteams geschehen.
Nach dem Kickoff-Meeting wird als nächstes der Ist-Zustand untersucht und die Anforderungen erfasst.
Zum 3. Schritt: den Ist-Zustand und die Anforderungen erfassen