Zieldefinition des Archiv-projekts

Es gibt mehrere wichtige Gründe, weshalb ein Unternehmen ein Archivierungsprojekt anstößt. Zum Teil aus gesetzlichen bzw. branchenspezifischen Vorgaben, zum Teil aus unternehmerischem Interesse. Lesen Sie dazu auch Warum archivieren? Fünf Gründe für Archivierung.

Die gängigen Ziele von Archivprojekten sind:

• Nachhaltiges Sichern und Erhalten von Dokumenten, Akten und dem darin enthaltenen Know-how.
• Erfüllen von gesetzlichen Vorgaben, Normforderungen oder Kundenforderungen.
• Erschließung und somit Nutzbarmachung von Informationen und Wissen in Dokumenten und Akten.
• Entlastung von Abteilungen durch Bündelung der Archivierung.
• Beschleunigung des Zugriffs auf Dokumente und Akten.
• Schutz vor Zerstörung und Verlust durch Katastrophen, Diebstahl oder Sabotage.
• Kosteneinsparung durch Outsourcing der Archivierung und Aufbewahrung.
• Gewinn von Bürofläche durch das Auflösen bzw. Neuordnen von Archivräumen.

Für die erfolgreiche und unproblematische Zusammenarbeit im Projektteam und im Projektumfeld ist eine präzise und verständliche Projektbeschreibung von ganz besonderer Bedeutung. Unklare und schwammig formulierte Projektziele führen oftmals zu unbefriedigenden Projektergebnissen.

Die Projektbeschreibung sollten neben Parametern wie Start- und Enddatum, dem Projektverantwortlichen, partizipierenden Organisationseinheiten die eigentliche Projektaufgabe, das Projektziel und den erwarteten Nutzen für das Unternehmen beinhalten. Die Projektaufgabe ist dabei üblicherweise eine eindeutige und allgemein verständliche Aufgabenbeschreibung. Das Projektziel spezifiziert die Erfüllungskriterien (Kennzahlen und Abnahmekriterien). Einige - stark verkürzte - Beispiele für mögliche Projektaufgaben, Projektziele und dem daraus erzielten Nutzen:

• Projektaufgabe: Anpassung der Archivierungsprozesse um die Normforderungen der EN ISO 9100 zu erfüllen.
  Projektziel: Erfolgreiches Zertifzierungsaudit bis Ende 2007.
  Nutzen: Erfüllung von Kundenforderungen und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.
• Projektaufgabe: Spezifikation, Auswahl und Einführung einer Erfassungslösung zur Überführung der gesamten Papierdokumentation in ein elektronisches Langzeitarchiv.
  Projektziel: Lösung ermöglicht die Überführung der Papierdokumentation innerhalb von zwei Jahren, Gesamtkosten der Lösung unter 150.000 Euro sowie eine Recherchemöglichkeit über das Intranet.
  Nutzen: Schneller Zugriff auf den gesamten Datenpool und somit Verkürzung von Entwicklungszeiten, Sicherung von Know-How, frei werdende Archivräume können anderweitig genutzt werden.
• Projektaufgabe: Analyse der Kosteneinsparungen durch Auslagerung des Archivbetriebs.
  Projektziel: Finden eines geeigneten Anbieters (mind. B Kategorie), Kosteneinsparungspotential von 30 Prozent
  Nutzen: Konzentration auf das Kerngeschäft, Kosteneinsparungen
• Projektaufgabe: Konsolidierung und Reorganisation der Papierdokumentation in allen Büroräumen und Archiven. Zusammenführung der Dokumente und Akten in einem gesicherten Zentralarchiv.
  Projektziel: Kosteneinsparungen durch frei werden Büroflächen und Zentralisierung von 30 Prozent.
  Nutzen: Entlastung der Abteilungen durch zentrale Archivierung, frei werden Büroflächen, konstanter und verbesserter Archivierungsstandard durch Zentralisierung.

Ist die Projektbeschreibung erstellt, kann das Projektteam sich zum Kickoff-Meeting zusammenfinden.

Zum 2. Schritt: das Kickoff-Meeting