Umsetzung und Verifizierung

In dieser Projektphase wird das zuvor erarbeite Konzept für die Dokumentenmanagement-Lösung umgesetzt und danach bzw. im Laufe der Umsetzung verifiziert.

 

Umsetzung

Mögliche Arbeitsschritte sind dabei:

• Anpassung und Installation des Dokumentenmanagement-Systems,
• Anschaffung, Installation und Test von Hardware,
• Vorbereiten der Organisation auf die bevorstehende Änderung von Prozessen, Arbeitsanweisungen und Richtlinien,
• migrieren und falls nötig konvertieren von Daten,
• verifizieren der Schnittstellen zu anderen System,
• abbilden der Dokumentenstruktur im Dokumentenmanagement-System.

In dieser Phase ist es wichtig darauf zu achten, dass eng an den Vorgaben im Fachkonzept gearbeitet wird. Es ist sehr selten und vor allem in größeren Projekten beinahe unmöglich, dass das Konzept 100 prozentig umgesetzt wird. Oftmals ergibt es sich, dass während der Umsetzung Unwägbarkeiten und Hindernisse auftauchen, die kleine Änderungen des Konzepts erfordern. Dabei ist es besonders wichtig, dass diese Änderungen auch erfasst, abgenommen und im Fachkonzept dokumentiert werden, damit sie später noch nachvollzogen werden können. Sind erhebliche Veränderungen notwendig muss möglicherweise auch neu validiert werden. Werden diese Änderungen unzureichend dokumentiert, ist während der Verifizierung der Grund für Abweichungen nur schwer feststellbar. Gab es Fehler in der Umsetzung oder ist die Abweichung das Resultat einer Änderung? Ein sehr relevanter Punkt vor allem bei Projekten mit langer Laufzeit oder hoher Personalfluktuation.

Verifizieren und Pilotbetrieb

Zuerst sollte das Dokumentenmanagement-System anhand eines Testhandbuchs auf die Einhaltung der im Pflichtenheft geforderten Punkte geprüft werden. Dies gilt vor allem bei Systemen, die weitgehend modifiziert (customized) wurden. Entspricht das Dokumentenmanagement-System den Anforderungen des Fachkonzepts werden die Arbeitsprozesse in einem Pilotbetrieb getestet und das System feinjustiert. Dieser Schritt ist notwendig, damit nach der Einführung in den laufenden Betrieb nicht noch Änderungen und Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Ist die Umsetzung und der Pilotbetrieb des Dokumentenmanagement-Projekts abgeschlossen wird es in die Organisation eingeführt und die Mitarbeiter informiert und geschult.

Zum 6. Schritt: die Einführung und der laufende Betrieb