Kickoff-Meeting
Das Kickoff-Meeting stellt den Auftakt des Projekts dar. Neben dem Kennenlernen aller Beteiligter liegt der eigentliche Sinn der Veranstaltung darin, die Projektmitglieder mit der definierten Projektaufgabe, dem Projektziel und dem damit entstehenden Nutzen für das Unternehmen vertraut zu machen.
Wenn vorab noch nicht geschehen werden bei dem Kickoff-Meeting auch die Projektrollen und Aufgaben vergeben. Mögliche Teammitglieder und ihre Aufgaben sind in der folgenden Tabelle dargestellt.
| Teammitglied | Aufgabe |
|---|---|
| Vertreter der Geschäftsführung | Der Schirmherr bzw. „Pate” legt den Projektrahmen fest. Er stellt die Mittel für die Umsetzung bereit, beseitigt interne Hindernisse und kommuniziert das Projekt im Unternehmen. |
| Vertreter aus dem Bereich Qualität | Dokumentation ist immer auch ein Thema für die Qualitätssicherung. Seine Aufgabe ist es, die Konformität der Projektergebnisse mit den Vorgaben aus Qualitätsmanagementsystem und Qualitätszielen sicher zu stellen bzw. diese Vorgaben in die Projektarbeit einzubringen. |
| Vertreter Produktion bzw. Service | Ein Vertreter der operativen Bereiche, die Dokumente, Akten und Informationen erzeugen, bearbeiten und verwenden. Er ist Ansprechpartner für Fragen und Themen die diese Prozesse betreffen. Änderungen an Prozessen und Richtlinien müssen eng mit ihm abgestimmt werden. |
| Vertreter Rechts- abteilung | Er sollte immer in das Projektteam integriert werden, wenn es um Produkthaftung. Er stellt sicher, dass die Projektergebnisse mit den rechtlichen Anforderungen konform sind. |
| Vertreter IT | Ist eine technische Lösung Teil des Projekts, sollte immer ein IT-Fachmann im Team sein. Er kann Auskunft geben über die IT-Infrastruktur und IT-Strategie des Unternehmens und wichtigen Input bei der Erstellung des Anforderungsprofils liefern. |
| Projektleiter | Er trägt die Budgetverantwortung und sorgt maßgeblich für die Einhaltung des zeitlichen Rahmens sowie das Erreichen der Projektziele. |
| Andreas Pfund | Als Berater bin ich der Ansprechpartner für die fachlichen Fragen zum Thema Dokumentation. Ist im Team kein Projektleiter ausgewiesen übernehme ich auch Projektmanagement- und Koordinationsaufgaben. |
Weitere Teammitglieder sind natürlich denkbar und ganz von Art und Umfang des Projektes abhängig. In einigen Projekten werden sicher auch nicht alle diese Rollen besetzt. Wichtig ist aber, dass ein Schirmherr vorhanden ist, der die Unterstützung der Geschäftsführung sichert.
Wurden die Rollen und die Team-Zusammensetzung bestimmt, kann nun der zu erwartende Arbeitsumfang und die dafür benötigten Freistellungen vom Tagesgeschäft geklärt werden. Zum Schluss werden noch das konkrete Vorgehen und die zur Anwendung kommenden Methoden sowie Zeitpläne und Meilensteine definiert. Besteht die Notwendigkeit, sollte man sich auch noch auf eine gemeinsame Terminologie festlegen, damit es keine Verständnisprobleme bzw. verschieden Interpretationen von Fachbegriffen gibt. Je nach Umfang kann dies nicht im Kickoff-Meeting vereinbart werden, sondern muss in einem separaten Workshop des Projektteams geschehen.
Nach dem Kickoff-Meeting wird als nächstes der Ist-Zustand untersucht und die Anforderungen erfasst.
Zum 3. Schritt: den Ist-Zustand und die Anforderungen erfassen