Zieldefinition für das Dokumentenmanagement-Projekt

Im Mittelpunkt von Dokumentenmanagement-Projekten steht meist das Einführen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur Beschleunigung und Verbessererung interner Abläufe und Prozesse. Aber auch das Konsolidieren und Optimieren von Dokumentationsprozessen und -richtlinien sowie das Harmonisieren dieser mit Normforderungen sind mögliche Aufgabenstellungen.

Die üblichen Ziele von Dokumentenmanagement-Projekten sind:

• Verkürzen von Transport- und Ablagezeiten von Dokumenten und Akten.
• Schnellerer Zugriff auf Dokumente und Akten durch komfortable und intelligente Suchmöglichkeiten. Möglichkeit einer Volltext-Suche.
• Simultaner und dezentraler Zugriff auf den Datenpool.
• Höhere Konsistenz durch eine zentrale Datenhaltung. Dies vereinfacht auch das Erstellen von Sicherungskopien.
• Reduzierung der eingesetzten Softwaresysteme durch Bündelung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).
• Regelung von Zugriffsrechte und Kontrolle von Zugriffen auf Dokumente und Akten.
• Reduzierung des Platzbedarfs von Dokumenten und Akten in Büroräumen.

Für die erfolgreiche und reibungslose Zusammenarbeit des Projektteams ist eine präzise und verständliche Projektbeschreibung von enormer Bedeutung. Unklare und zweideutig definierte Projektziele führen häufig zu unbefriedigenden Projektergebnissen.

Die Projektbeschreibung sollten neben Parametern wie Start- und Enddatum, dem Projektverantwortlichen, partizipierenden Organisationseinheiten die eigentliche Projektaufgabe, das Projektziel und den erwarteten Nutzen für das Unternehmen beinhalten. Die Projektaufgabe ist dabei üblicherweise eine eindeutige und allgemein verständliche Aufgabenbeschreibung. Das Projektziel spezifiziert die Erfüllungskriterien (Kennzahlen und Abnahmekriterien). Einige - stark verkürzte - Beispiele für mögliche Projektaufgaben, Projektziele und dem daraus erzielten Nutzen:

• Projektaufgabe: Spezifikation, Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
  Projektziel: Kostenreduktion von 30 Prozent, Verringerung der Prozesszeiten um 50 Prozent.
  Nutzen: Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, Verringerung der Kosten
• Projektaufgabe: Anpassung der Dokumentationsprozesse um die Normforderungen der DIN EN ISO 9001 zu erfüllen.
  Projektziel: Erfolgreiches Zertifizierungsaudit.
  Nutzen: Erfüllung von Kundenforderungen und Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.
• Projektaufgabe: Spezifikation, Auswahl und Einführung einer elektronischen Poststelle zur Beschleunigung der Bearbeitung von Kundenreklamationen.
  Projektziel: Verkürzung der Bearbeitungszeit von Reklamationen um 35 Prozent und Verringerung der Personalkosten um 20 Prozent.
  Nutzen: Höhere Kundenzufriedenheit, Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit, Kosteneinsparung
• Projektaufgabe: Erarbeiten von Richtlinien auf Dokumentationsebene zur Reduktion von Haftungsrisiken in Produkthaftungsfällen.
  Projektziel: Reduktion des Haftungsrisikos um 10%.
  Nutzen: Höhere Chance der Exkulpation in Produkthaftungsfällen, Verringerung der Prämien von Produkthaftungsversicherungen.

Ist die Projektbeschreibung erstellt, kann das Projektteam sich zum Kickoff-Meeting zusammenfinden.

 

Zum 2. Schritt: Kickoff-Meeting